Information about data processing
V2 (022024)
Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH uses the onlyfy application manager service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy application manager service and by Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH.
Shared responsibility
With regard to interaction within the company account of Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH, Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy application manager, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
Data processing by New Work SE
onlyfy application manager is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy application manager, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy application manager is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
Job applications with onlyfy application manager
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
Pausing your online application
You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH in onlyfy application manager. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH only.
Visibility of your data
The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.
Notes on the special functions of onlyfy application manager
Calendar function
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
WhatsApp application
If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy application manager through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.
The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy application manager via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy application manager.
Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy application manager. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy application manager, meaning that PitchYou will not process your data any further.
Applicability of the Swiss Federal Data Protection Act (FADP)
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
Datenverarbeitung durch die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH bei Bewerbungen um einen Job
Im Folgenden erhalten Sie Informationen von Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit der New Work SE zuständig ist.
Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.
1. Datenschutzkontakt
Bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an: datenschutz@landesholding-burgenland.at
2. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:
- Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
- Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
- freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
- von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
- die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
- weitere Daten / Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.
4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und / oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Ihre Daten können auch dazu verwendet werden, um Sie an die Fertigstellung Ihrer Bewerbung zu erinnern.
Rechtsgrundlage für Verarbeitungen in diesem Zusammenhang ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
b) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO
Zudem verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten aufgrund überwiegender berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), um Ihre Eignung als potentieller Arbeitnehmer zu überprüfen. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise aber auch dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
c) Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
- Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
- Weiterleitung der Unterlagen an andere Konzerngesellschaften/konzernweiter Bewerberpool, Zusendung Feedback-Fragebögen. Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben.
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an datenschutz@landesholding-burgenland.at. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
Feedback-Fragebogen
Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden von onlyfy application manager (siehe Punkt 5 „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung erfasst, auf die Sie sich beworben haben. Diese Informationen werden anschließend an kununu und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Bitte beachten Sie aber, dass möglicherweise andere, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.
5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden hauptsächlich durch die Personalabteilung der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH verarbeitet. Als zentraler Dienstleister der gesamten Unternehmensgruppe werden auch Bewerbungen, welche an die Akademie Burgenland GmbH, die Forschung Burgenland GmbH und die Hochschule Burgenland Weiterbildung GmbH gerichtet wurden, seitens der Personalabteilung der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH verarbeitet.
Darüber hinaus sind auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen können Fachbereiche, Abteilungen oder der Betriebsrat des jeweiligen Unternehmens sein.
Um die angestrebten Zwecke zu erreichen, kann es fallweise notwendig sein, dass wir Ihre Daten den folgenden Empfängern offenlegen. Diese Offenlegung kann erfolgen durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung.
EMPFÄNGER | GESCHÄFTSSITZ (LAND) | GRUNDLAGE FÜR DRITTLANDSÜBERMITTLUNG |
Microsoft Ireland Operations Limited One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Irland | Irland | Innerhalb EWR |
Erstes Burgenländisches Rechenzentrum Gesellschaft m.b.H., Kasernenstrasse 9, A-7000 Eisenstadt als IT-Dienstleister (im Zuge der IT-Administration) | Österreich | Innerhalb EWR |
New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg (Betreiber von onlyfy application manager) | Deutschland | Innerhalb EWR |
Falls Sie sich über onlyfy application manager bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in onlyfy application manager erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten von uns in onlyfy application manager überführt werden.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 7 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.
Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool von Hochschule für Angewandte Wissenschaften Burgenland GmbH“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere months. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 7 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.
Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von 7 months nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.
Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung in unserem Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 7 months nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für unser Unternehmen gelöscht.
Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.
7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutz@landesholding-burgenland.at wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.